Es ist zu unterscheiden, ob Sie bilanzieren oder ob Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner sind.
Wenn Sie bilanzieren, müssen Sie die Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch ordnen. Die Bankauszüge und die dazugehörigen Überweisungsbelege müssen getrennt nach den jeweiligen Banken und Konten chronologisch geordnet sein. Die Auszüge für Kreditkarten sind ebenfalls nach Kreditkartenunternehmen getrennt und chronologisch zu ordnen. Weiters benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassabuches.
Sind Sie ein Einnahmen-Ausgaben-Rechner, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Konten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Zu jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen dazuzulegen. Ferner benötigen wir einen Ausdruck bzw. Kopie des Kassabuches.

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen folgende Angaben zu machen:

1. Ihren Namen und ihre Anschrift
2. Namen und Anschrift des Empfängers
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
4. Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Dienstleistung erstreckt
5. Nettobetrag, Steuersatz, Bruttobetrag, Steuerbetrag
6. Das Ausstellungsdatum
7. Eine einmalige fortlaufende Nummer
8. Ihre UID Nummer (sofern die Leistung/Lieferung zum Vorsteuerabzug berechtigt)
9. UID-Nummer des Lieferungs- oder Leistungsempfängers, bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 10.000,00 (brutto) übersteigt.

Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag € 150,00 nicht übersteigt. Folgende Angaben sind zu machen:

1. Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung
3. Tag der Lieferung oder Zeitraum, über den sich die Dienstleistung erstreckt
4. Bruttobetrag, Steuersatz
5. Das Ausstellungsdatum

Bei Kleinbetragsrechnungen muss die Vorsteuer mit dem angegebenen Steuersatz herausgerechnet werden und kann bei entsprechender Vorsteuerabzugesberechtigung geltend gemacht werden.

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.
Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:
Wird über die tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben). Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge in einer Summe angeführt werden.

Zu allererst benötige ich die aktuellen Belege und die letzte Saldenliste um die laufende Buchhaltung fortführen zu können und um die Steuern wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung berechnen zu können. Weiters benötige ich die Kontenausdrucke für den Zeitraum des laufenden Geschäftsjahres bis zu jenem Geschäftsjahr zurückliegend, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.
Des Weiteren sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag;
• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge;
• die bisher erstellten Jahresabschlüsse;
• die Bescheide des Finanzamtes;
• die Gewerbeberechtigung(en).